Erstattungen sind Teil des Moduls "Inkasso". Wenn Sie dies in Anspruch nehmen möchten, wenden Sie sich bitte an support@jumik.be.
Die Durchführung einer Rückerstattung an den Kunden kann in ProPlanner auf mehrere Arten registriert werden:
- Sie können die Erstattung direkt als Transaktion auf dem Vertrag registrieren. Wie dies geschieht, wird in dem Artikel "Registrierung von Transaktionen zu einem Vertrag" näher erläutert.
- Sie können auf dem Vertrag eine Transaktion des Typs "Antrag auf Erstattung" registrieren. Wenn diese Transaktion gespeichert wird, wird sie in der Erstattungsübersicht angezeigt. Von dieser Übersicht aus (Verwalten > Finanzen > Erstattungen) können Sie die entsprechende Erstattung vornehmen.
Erstattungen aus der Übersicht der Erstattungen vornehmen
In der Übersicht der Erstattungen können Sie Erstattungen manuell oder automatisch vornehmen. Wie die Erstattung erfolgen kann, wird von der jeweiligen Einrichtung festgelegt:
Die Einstellung "XML-Export für Erstattungen" (die nur verfügbar ist, wenn das Modul "Sammlungen" eingeschaltet wurde) bestimmt, ob es möglich ist, Erstattungen automatisch zu exportieren. Wenn diese Einstellung aktiviert ist, kann eine XML-Datei heruntergeladen werden, mit der die ausgewählten Erstattungen automatisch von einer Zahlungssoftware ausgeführt werden können. Wenn Sie diese Einstellung aktivieren möchten, kontaktieren Sie uns unter support@jumik.be.
Beide Szenarien werden im Folgenden erörtert.
Manuelle Ausführung von Erstattungen
In diesem Fall müssen Sie die Erstattungen manuell über die von Ihnen verwendete Zahlungssoftware vornehmen. Sie müssen dann in ProPlanner angeben, dass die Erstattung erfolgt ist:
- Erstens, um zu vermeiden, dass es ein zweites Mal ausgeführt wird
- Zweitens, um sicherzustellen, dass die Erstattung auch in dem betreffenden Vertrag vermerkt wird
Um eine Erstattung als "bearbeitet" zu kennzeichnen, gehen Sie wie folgt vor:
- Sie wählen die Erstattungen aus, die Sie als "Bearbeitet" kennzeichnen möchten.
- Sie klicken auf die Schaltfläche "Als bearbeitet markieren".
Zunächst verschwinden die bearbeiteten Erstattungen vom Bildschirm. Wenn Sie jedoch das Kontrollkästchen "Bearbeitete Artikel anzeigen" im Filter aktivieren, werden auch die bearbeiteten Erstattungen angezeigt. In der letzten Spalte wird dann angezeigt, welche Erstattungen bereits bearbeitet wurden und welche nicht:
Auf dem betreffenden Vertrag wird die bearbeitete Erstattung automatisch wie folgt vermerkt:
Automatische Durchführung von Erstattungen
Wenn die Einstellung "XML-Export für Erstattungen" aktiviert wurde, haben Sie neben der manuellen Bearbeitung von Erstattungen auch die Möglichkeit, Erstattungen im XML-Format zu exportieren:
Wenn Sie diese Option wählen, können Sie angeben, ob Sie die ausgewählten Erstattungen oder alle noch nicht bearbeiteten Erstattungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums exportieren möchten. Nachdem Sie Ihre Wahl bestätigt haben, wird die XML-Datei erstellt. Sie können diese Datei dann in die Zahlungssoftware einlesen, die dann automatisch alle Erstattungen in der XML-Datei ausführt.
In ProPlanner werden die entsprechenden Rückerstattungen automatisch als bearbeitet markiert.
Wenn die Bankkontonummer des zu zahlenden Kunden nicht bekannt ist, wird dies bei der Erstellung der XML-Datei gemeldet. Nach Eingabe dieser Bankkontonummer können Sie die Erstattung für diesen Kunden erneut exportieren.
Wenn die Kontonummer der Filiale nicht eingegeben wurde, wird die XML-Datei nicht erstellt. In einer Fehlermeldung werden Sie aufgefordert, diese Kontonummer einzugeben.