Regelmäßige Wartungsarbeiten führen zu einer vorübergehenden Nichtverfügbarkeit der Ressource
Eine solche Situation kann bei einer Ressource mit einem laufenden Vertrag auftreten. Die Ressource ist vorübergehend nicht mehr verfügbar, so dass dem Kunden ein Ersatzfahrzeug zur Verfügung gestellt werden muss.
Die ursprüngliche Ressource muss (kurzzeitig) durch eine neue Ressource ersetzt werden.

Es wird empfohlen, dies zu tun:

  • Erstellen Sie einen neuen Vertrag für die neue (Ersatz-)Ressource
  • Fortführung des Vertrags mit der ursprünglichen, aber vorübergehend nicht verfügbaren Ressource
  • Wenn die ursprüngliche Ressource verfügbar ist, genügt es, nur die Ersatzressource einzuchecken.
     

Anstelle von:

  • Einchecken und Abrechnen des Vertrags mit der ursprünglichen, vorübergehend nicht verfügbaren Ressource
  • Erstellung des neuen Vertrags mit der Ersatzressource
  • Nach Verfügbarkeit der ursprünglichen Ressource den neuen Vertrag einchecken und in Rechnung stellen
  • um dann einen neuen Vertrag für die ursprüngliche Ressource zu erstellen


Diese Arbeitsweise gewährleistet vor allem eine schnellere Bearbeitung und bietet zudem die Möglichkeit, das Ersatzmittel kostenlos anzubieten (da der Vertrag mit dem ursprünglichen Mittel weiterläuft).
Wenn Sie sich dafür entscheiden, müssen nur die gefahrenen Kilometer mit dem neuen (Ersatz-)Mittel abgerechnet werden. Dazu müssen diese Kilometer auf den ursprünglichen (Haupt-)Vertrag übertragen werden.  


Die Summe der Kilometer des ursprünglichen Vertrags und des/der neuen Vertrags/Verträge wird dann mit den im ursprünglichen Vertrag angegebenen Kilometern verrechnet. Bei Überschreitung haben Sie die Möglichkeit, diese zusätzlichen Kilometer mit der Schlussrechnung des ursprünglichen Vertrags zu verrechnen.
 

Um Kilometer übertragen zu können, muss der zugrunde liegende Vertrag (das Ersatzfahrzeug) mit dem Hauptvertrag (dem ursprünglichen Fahrzeug) verbunden sein. Ob die Verknüpfung von Verträgen möglich ist oder nicht, können Sie an der Mietart feststellen .

  1. Gehen Sie dazu in die Verwaltung (Verträge) - Mietarten 
  2. Dann kann die Option "Übertragung der gefahrenen Kilometer auf einen anderen Vertrag" angekreuzt werden. Wenn das Häkchen gesetzt ist, können die Kilometer aus dem zugrunde liegenden Vertrag mit dieser Mietart in den ausgewählten Hauptvertrag übertragen werden. 

Beim Anlegen des zugrundeliegenden (Ersatz-)Vertrags erscheint bei der Auswahl der Mietart ein zusätzliches Dropdown "Hauptvertrag" auf der Kachelreservierung (wenn Sie die obige Option aktiviert haben)

 

In dieser Dropdown-Liste werden alle Verträge angezeigt, die die folgenden Bedingungen erfüllen:

  • Alle Verträge über denselben Hauptkunden 
  • die keine Basisverträge sind (nur Hauptverträge werden angezeigt)
  • deren Zeitraum mit dem zugrunde liegenden Kontrakt übereinstimmt oder diesen überschreitet 
  • Und die noch nicht eingecheckt wurden (der Vertrag ist noch nicht abgeschlossen)

 

Wählen Sie dann den gewünschten Hauptvertrag


Bei der Eintragung des Fahrzeugs in den zugrunde liegenden Vertrag wird die Anzahl der mit dem ersetzten Fahrzeug gefahrenen Kilometer eingetragen. Diese sollten in den Hauptvertrag übernommen werden.
 

Beim Öffnen des Hauptvertrages prüft ProPlanner, ob mit diesem Vertrag Basisverträge verknüpft wurden. Gegebenenfalls wird der Kilometerstand des/der verbundenen Vertrags/Verträge übertragen:

 

  1. Öffnen Sie die Mikrokachel "Zwischenzeitliche Laufleistung" auf der Kachelressource des Hauptvertrags
  2. Es erscheint eine zusätzliche Zeile "zusätzlich gefahrene Kilometer" (1), in der die insgesamt gefahrenen Kilometer der verknüpften Basisverträge angezeigt werden.
  3. Sie können dann überprüfen, anhand welcher Verträge diese Summe zustande gekommen ist, und Sie können bestimmte Verträge ausschließen. Diese Übersicht kann über "Auswahl" (2) aufgerufen werden .
  4. Die blau markierten Kontrakte (1) sind die Basiskontrakte, die mit diesem Hauptkontrakt gemäß der oben beschriebenen Methode verbunden sind. Sie haben die Wahl, ob Sie diese Kilometer auf diesen Hauptvertrag übertragen wollen oder nicht.
    Darüber hinaus werden in dieser Übersicht auch alle zugrundeliegenden unverbundenen Verträge mit den folgenden Bedingungen angezeigt (2): 
  • Verträge mit demselben Kunden 
  • Wenn die Laufzeit des Basisvertrags in die des Hauptvertrags fällt
  • Und wurde noch nicht mit einem anderen Hauptvertrag in Verbindung gebracht

Wenn ein Vertrag nicht verlinkt wurde, aber dennoch einbezogen werden soll, können Sie hier im Auswahlmenü die gewünschten Verträge ankreuzen, die Summe der gefahrenen Kilometer dieser Auswahl wird dann in den Hauptvertrag übernommen.


 

Bei der Endabrechnung des Hauptvertrags werden die zusätzlichen Kilometer aus den zugrundeliegenden Verträgen in die Gesamtkilometerzahl und damit in die Berechnung der zu berechnenden Mehrkilometer einbezogen.