Nous constatons que les cautions et les avances sont souvent utilisées de manière interchangeable, et ce, alors qu’il existe une différence substantielle entre les deux :
| Avance | Une caution est quelque chose que l’on donne temporairement en gage au cas où l’on ne pourrait pas remplir une certaine obligation. Dans la plupart des cas, il s’agit d’une somme d’argent qui est donnée en gage au cas où on rendrait le véhicule loué endommagé, ou si certaines choses manquaient lors de la restitution du véhicule. Si tout est en ordre au moment de la restitution du véhicule, cette caution est restituée. |
| Avance | Une avance est un montant que l’on paie à l’avance. On l’utilise généralement pour réduire le risque qu’un client ne se présente pas. L’avance ne sera pas restituée au client, mais elle sera déduite de la facture finale. En d’autres termes, l’avance est une partie du montant total à payer que le client paie déjà à l’avance. |
| Waarborg die vervolgens als avance wordt verwerkt | Dans ce cas, une caution sera demandée au début du contrat, en gage du matériel loué. Si, à la fin du contrat, il s’avère que la caution doit être restituée, elle sera imputée sur la facture finale, de sorte qu’elle soit traitée comme une avance déjà payée. |
Le traitement d’une avance dans ProPlanner
Lorsque le client verse une avance, celle-ci doit être enregistrée comme paiement dans ProPlanner. Cette avance sera ensuite déduite du montant total à payer et figurera également sur la facture finale comme montant déjà payé :
Le traitement d’une caution dans ProPlanner
Pour satisfaire à la caution sur un contrat, il existe deux solutions possibles dans ProPlanner :
Le paramètre « Imputer la caution lors du paiement de la facture finale » détermine le mode de remboursement de la garantie : - Si le paramètre a été activé, la garantie déjà payée sera déduite de la facture finale et donc traitée comme une avance déjà payée. - Si le paramètre a été désactivé, la garantie déjà payée devra être remboursée. Elle ne sera pas imputée comme une avance sur la facture finale. Veuillez nous contacter à l’adresse support@proplanner.eu pour paramétrer cette option à votre convenance.
- Caution traitée par la suite comme une avance
- Lors du paiement de la caution, celle-ci doit être enregistrée comme une transaction liée à une caution du type « Paiement de caution ». À ce moment-là, la « Caution à récupérer » sera déduite du montant payé.
- Toutefois, lorsque le montant de la caution est réservé, une transaction liée à une caution du type « Caution carte de crédit autorisation » doit être enregistrée. À ce moment-là, la « Caution à récupérer » sera à nouveau déduite du montant réservé.
- Si, à la fin du contrat, il apparaît que la catuion doit être remboursée au client, deux possibilités s’offrent à vous :
- La caution a été payée - La cuation payée doit être remboursée via une transaction liée à une caution du type « Remboursement de caution ».
- La caution a été réservée - Aucune autre action n’est requise dans ce cas.
- La caution est imputée par la suite sur la facture finale :
- Lors du paiement ou de la réservation de la caution, vous devez procéder de manière tout à fait analogue à ce qui est décrit ci-dessus.
- Si la caution doit être remboursée au client, il ne faut rien faire. En effet, elle sera automatiquement imputée sur la facture finale comme montant déjà payé (évidemment uniquement en cas de paiement effectif de la caution).