Il est possible d'inclure des conditions avec différents documents. Nous faisons une distinction entre deux types de conditions:
- Conditions générales:
Ces conditions sont étendues et s'appliquent à toutes les transactions et accords entre votre entreprise et vos clients.
Dans Proplanner, vous pouvez automatiquement ajouter les conditions générales aux e-mails suivants :- E-mail de confirmation de réservation
- E-mail de signature du client
- E-mail avec le document de check-out
- E-mail avec le document de check-in
- E-mail avec l'offre
- E-mail avec la facture
- Conditions spécifiques:
Ces conditions sont spécifiquement destinées à un document particulier et contiennent des dispositions qui ne s'appliquent qu'à ce document spécifique.
Dans ProPlanner, vous pouvez prévoir des conditions de l'offre et des conditions de facture. Aussi, vous pouvez définir que ces conditions soient automatiquement jointes à ces documents.
Contactez support@proplanner.eu pour configurer cela pour vous.
Pour pouvoir inclure les conditions, elles doivent être ajoutées en tant que modèle. Voici comment procéder :
Vous pouvez configurer ces modèles via "Gestion" > "Paramètres et mise au point" > "Modèles de documents" (notez que vous devez avoir des droits suffisants pour cela).
Cliquez sur le bouton 'Ajouter' en haut à droite et choisissez le document que vous souhaitez ajouter :
- Document des conditions générales
- Document des conditions de l'offre
- Document termes de la facture
Un nouveau modèle sera ouvert.
La manière la plus simple est de télécharger les conditions sous forme de PDF. Sur la tuile 'Général', choisissez PDF dans l'éditeur :
En fonction du nombre de langues disponibles dans votre environnement ProPlanner, vous devrez répéter les étapes ci-dessous en fonction du nombre de langues disponibles.
- Choisissez une langue
- Fournissez une description des conditions dans la langue choisie
- Téléchargez le fichier dans la langue correcte
- Répétez ces étapes jusqu'à ce que toutes les langues soient complétées, alors seulement vous pourrez enregistrer
Enregistrez ce modèle en appuyant sur 'enregistrer' en haut à droite. Votre modèle avec les conditions a été créé.