Twikey est un service logiciel spécialisé dans la simplification des paiements par prélèvement automatique et la gestion des paiements récurrents. Principalement utilisé en Europe, il permet aux entreprises de gérer numériquement les mandats SEPA et d'organiser les prélèvements automatiques pour leurs clients.
ProPlanner s'intègre à Twikey, l'outil qui facilite la mise en place des intégrations de paiement.
Outre l'option existante qui consiste à indiquer manuellement qu'un client paie par domiciliation (et pour laquelle vous complétez les données du client), l'intégration avec Twikey permet de rendre ce processus beaucoup plus simple et automatique.
Grâce au bouton « Demander un mandat » dans la rubrique « Financier » (fiche client), vous pouvez choisir la manière dont vous souhaitez informer le client afin qu'il puisse lancer et finaliser sa demande de mandat. Cela peut se faire par SMS ou par e-mail.
Notez que pour pouvoir choisir l'une de ces options, certaines conditions doivent être remplies. Pour envoyer un e-mail, l'adresse e-mail du client doit bien sûr être renseignée. Pour un SMS, le numéro de téléphone portable, l'IBAN et le BIC doivent être entièrement renseignés dans le dossier client dans ProPlanner.
Si vous choisissez l'option « SMS », le client recevra un SMS contenant des instructions supplémentaires. Vous pouvez déterminer vous-même le contenu de ce SMS à partir de votre compte Twikey. Si vous choisissez l'option « e-mail », une fenêtre contextuelle s'ouvrira dans laquelle vous pourrez, si vous le souhaitez, modifier le message électronique.
(Si vous le souhaitez, le modèle d'e-mail peut également être modifié.)
Cet e-mail contient un lien permettant au client de compléter le mandat. Cela signifie que le client doit saisir son numéro de compte bancaire, son code BIC et le lieu de signature.
Le client peut ensuite choisir comment il souhaite signer ce mandat, avec des options telles que carte d'identité, Visa, itsme, etc. Vous pouvez également gérer ces options vous-même dans votre compte Twikey.
Une fois que le client a fait son choix, le mandat est vérifié.
Lorsque vous ouvrez le dossier client après validation, vous remarquerez que des informations supplémentaires ont été ajoutées : la date à laquelle le mandat a été demandé (1) (notez que cette date est déjà indiquée dès que vous cliquez sur le bouton « Demander un mandat »).
Une fois l'enregistrement approuvé par Twikey, Twikey complétera à son tour les informations suivantes dans ProPlanner : IBAN, BIC, mandat SEPA, date de signature du mandat (2) et la case « Payé par domiciliation » (3) sera automatiquement cochée.
Vous pouvez également procéder à l'inverse et créer le mandat via Twikey, puis récupérer les données dans ProPlanner.
Pour ce faire, créez un nouveau contrat dans Twikey et complétez-le avec les données nécessaires du client.
Une fois le contrat terminé, un nouveau mandat sera disponible dans Twikey.
Via la fiche client dans ProPlanner, vous pouvez désormais récupérer les données à l'aide du numéro du mandat dans Twikey.
Dès que vous cliquez sur « OK », Twikey complétera également les informations suivantes dans ProPlanner : la date à laquelle le mandat a été demandé, l'IBAN, le BIC, le mandat SEPA, la date de signature du mandat et la case « Payé par domiciliation » sera automatiquement cochée.
Une fois le mandat approuvé, une facture confirmée dans ProPlanner sera transmise à Twikey.
ProPlanner tiendra compte des paiements déjà effectués et ne facturera donc pas le montant total (comme le montre la capture d'écran de la facture ci-dessous), mais tiendra compte du solde restant dû.
Twikey soumet ensuite l'ordre de paiement de 358,75 € à la banque. Une fois la facture payée, le statut de paiement est mis à jour et passe à « entièrement payé » dans ProPlanner.
Dans une autre situation, lorsque l'intégration Twikey est active dans l'environnement mais que le client n'a pas suivi la procédure d'activation d'un mandat, il est toujours possible de le proposer. Le client reçoit un lien vers Twikey avec la facture. Ce lien permet au client de payer la facture, soit en enregistrant un nouveau mandat, soit via un prestataire de paiement.
Si le client choisit d'enregistrer un nouveau mandat, les données de ce mandat seront visibles dans ProPlanner après signature. Les factures actuelles et futures seront alors payées via ce mandat.
Il est également possible (à condition de disposer des droits nécessaires) de supprimer dans ProPlanner les factures déjà transmises à la banque par Twikey. Ces droits peuvent être attribués à certains rôles via Gestion > Droits > Supprimer les factures traitées
Si ces droits sont activés, vous pouvez supprimer la facture dans ProPlanner via l'aperçu des factures
Une fenêtre contextuelle s'affichera avec un avertissement. Étant donné que la facture a déjà été transmise à Twikey, elle a très probablement déjà été transmise à la banque. N'oubliez donc pas de supprimer également cette facture dans Twikey.
Après la contre-passation du paiement et la suppression de la facture, le statut de paiement reviendra à « Non payé ».
Pour plus d'informations sur le module Twikey ou les tarifs, veuillez contacter notre service d'assistance.