Tijdens de doorlooptijd van een contract worden op verschillende momenten automatisch e-mails verstuurd naar de klant en/of de bestuurder op het contract. Deze momenten zijn onder andere:
- Het versturen van de offerte (indien je gebruik maakt van de module Offertes)
- Het versturen van het contract
- Bevestiging van de reservatie (afhankelijk van de instellingen op het verhuurtype)
- Herinnering aan een reservatie die binnenkort start (afhankelijk van de instellingen op het verhuurtype)
- Bij vertrek
- Bij aankomst
- Bij facturatie
Standaard worden deze mails verstuurd naar de bestuurder op het contract, waarbij de klant in CC wordt gezet. Een uitzondering hierop is de facturatie: deze mail wordt enkel naar de klant verstuurd.
Flexibele ontvangers via tags
Voor het versturen van bevestigingsmails na contractondertekening en online betaling kan je gebruik maken van een flexibel tag-systeem in de e-mailinstellingen. Dit systeem vervangt de vaste dropdown en laat toe om meerdere ontvangers te definiëren.
Ga naar Algemene instellingen > E-mail en stel in:
- Bevestigingsmail bij ondertekening contract versturen naar
- Bevestigingsmail na online betaling versturen naar
Je kan hier gebruik maken van tags zoals:
- Customer – de klant
- Driver – de bestuurder
- CreatedBy – de gebruiker die het contract heeft aangemaakt
- Creator – de maker van het contract
Daarnaast kan je ook handmatig e-mailadressen toevoegen, gescheiden door komma’s.
Tooltips bij de instellingen geven extra uitleg over het gebruik van tags:
Belangrijk: communicatievinkjes op verhuurtype
Om deze e-mails effectief te versturen, moet je bij het verhuurtype onder “Gewenste communicatie” de juiste opties aanvinken. Zonder deze vinkjes worden de mails niet verzonden:
Aanpassingen op maat
Wil je afwijken van de standaardinstellingen, bijvoorbeeld een ander e-mailadres in BCC plaatsen voor bepaalde mails? Neem dan gerust contact op via support@jumik.be.