Het is mogelijk om voorwaarden mee te sturen met verschillende documenten. We maken hiervoor een onderscheid tussen 2 soorten voorwaarden:
- De algemene voorwaarden:
Deze voorwaarden zijn breed en van toepassing op alle transacties en overeenkomsten tussen uw bedrijf en uw klanten.
In Proplanner kan je de algemene voorwaarden automatisch toevoegen aan de volgende mails:- Email van de reservatiebevestiging
- Email voor de handtekening van de klant
- Email met het check-out document
- Email met het check-in document
- Email met de offerte
- Email met de factuur
- Specifieke voorwaarden:
Deze voorwaarden zijn specifiek gericht op een bepaald document en bevatten bepalingen die alleen van toepassing zijn op dit specifieke document.
In ProPlanner kan je offertevoorwaarden en factuurvoorwaarden voorzien. Ook hier kan je instellen dat deze voorwaarden automatisch worden meegestuurd met deze documenten.
Neem contact op met support@proplanner.eu om dit voor jullie in te stellen
Om de voorwaarden te kunnen meesturen zullen ze als template moeten worden toegevoegd.
Zo ga je te werk:
Deze templates kun je instellen via "Beheer" > "Parameters en Instellingen" > "Document Templates" (merk op dat je hiervoor voldoende rechten moet hebben)
Klik rechtsboven op de knop 'Toevoegen' en kies het document dat je wenst toe te voegen:
- Document algemene voorwaarden
- Document offertevoorwaarden
- Document algemene voorwaarden
Er zal een nieuwe template worden geopend.
De eenvoudigste manier is om de voorwaarden als een PDF te uploaden. Op de tile 'Algemeen' kies je bij Editor voor PDF:
Op de tile 'Inhoud' zullen we vervolgens de voorwaarden toevoegen in de verschillende talen.
Afhankelijk van het aantal beschikbare talen in jouw ProPlanner omgeving, zal je onderstaande stappen moeten herhalen naar gelang het aantal talen voorhanden.
- Kies een taal
- Geef een omschrijving voor de voorwaarden in de gekozen taal
- Upload het bestand in de juiste taal
- Herhaal deze stappen tot alle talen werden voldaan, pas dan zal je ook kunnen bewaren
Bewaar deze template door bovenaan rechts op 'bewaren' te drukken. Jouw template met de voorwaarden werd gecreëerd.