Een periodieke onderhoudsbeurt zorgt voor een tijdelijk onbeschikbaarheid van de resource
Dergelijke situatie kan zich voordoen bij een resource op een lopend contract. De resource wordt tijdelijk niet beschikbaar waardoor dit resulteert in het voorzien van een vervangwagen voor de klant.
De oorspronkelijke resource moet (kortstondig) vervangen worden door een nieuwe resource.

Deze manier van werken zorgt vooral voor een snellere afhandeling én biedt ook de mogelijkheid om de vervangende resource gratis aan te bieden (gezien het contract met de oorspronkelijke resource blijft doorlopen).
Indien je hiervoor opteert, dienen enkel de gereden kilometers met de nieuwe (vervangende) resource verrekend te worden. Hiervoor dient men deze kilometers over te dragen naar het oorspronkelijk (hoofd)contract.  

De som van de kilometers op het oorspronkelijke contract en de nieuwe contract(en) worden vervolgens afgezet tegen het inbegrepen aantal kilometers voorzien op het oorspronkelijke contract. Bij overschrijding heb je de mogelijkheid om deze extra kilometers aan te rekenen op de eindfactuur van het oorspronkelijk contract.
 

Om de kilometers te kunnen overdragen, moet het onderliggend contract (de vervangwagen) gelinkt worden aan het hoofdcontract (de oorspronkelijke wagen). Of het linken van contracten al dan niet mogelijk is, kan jij bepalen op het verhuurtype.

1. Ga hiervoor naar beheer (contracten) – verhuurtypes 
2. Vervolgens kan de optie ‘gereden kilometers overdragen naar ander contract’ aangevinkt worden. Eenmaal aangevinkt, zal het mogelijk zijn om de kilometers van het onderliggend contract met dit verhuurtype over te dragen naar het gekozen hoofdcontract 

Bij het creëren van het onderliggend (vervangend) contract, zal er bij het kiezen van het verhuurtype een extra dropdown ‘hoofdcontract’ verschijnen op de tile reservatie (indien je bovenstaande optie hebt aangevinkt)

Deze dropdown zal alle contracten weergeven die aan volgende condities voldoen:

• Alle contracten op dezelfde hoofdklant 
• Die geen onderliggend contract zijn (enkel hoofdcontracten worden getoond)
• Waarvan de tijdsperiode overeenkomt met, of langer is dan, het onderliggend contract 
• En die nog niet werden ingecheckt (het contract is nog lopende)

Selecteer vervolgens het gewenste hoofdcontract

Wanneer de wagen op het onderliggend contract wordt ingecheckt, zullen het aantal gereden kilometers met de vervangen wagen ingegeven worden. Deze moeten overgedragen worden naar het hoofdcontract.
 

Bij het openen van het hoofdcontract gaat ProPlanner na of er aan dit contract onderliggende contracten werden gekoppeld. Indien van toepassing, zullen de kilometers van de gekoppelde contract(en) worden overgedragen:

1. Open de microtile ‘tussentijdse km-stand’ op de tile resource van het hoofdcontract
   
2. Er verschijnt een extra regel ‘extra gereden km’ (1), dewelke het totaal zal weergeven van het aantal gereden kilometers van de gekoppelde onderliggende contracten
3. Vervolgens kan je nagaan op basis van welke contracten dit totaal tot stand is gekomen én ben je in de mogelijkheid om bepaalde contracten uit te sluiten. Dit overzicht kan je oproepen via ‘selectie' (2)
4. De blauw aangevinkte contracten (3) zijn de onderliggende contracten die volgens de beschreven methode hierboven gelinkt werden aan dit hoofdcontract. Je hebt de keuze om deze kilometers al dan niet over te dragen naar dit hoofdcontract.
   Verder zal dit overzicht ook alle onderliggende niet gelinkte contracten weergeven met volgende condities (4): 

• Contracten met dezelfde klant 
• Waarbij de periode van het onderliggend contract binnen dat van het hoofdcontract valt
• En nog niet gelinkt werd aan een ander hoofdcontract

Indien een contract niet werd gelinkt maar toch moet meegenomen worden, kan je hier de gewenste contracten aanvinken in het selectiemenu, de optelsom van het aantal gereden kilometers van deze selectie wordt overgedragen naar het hoofdcontract.

Bij de eindfacturatie van het hoofdcontract zullen de toegevoegde extra kilometers van de onderliggende contracten worden meegerekend in het totaal aantal gereden kilometers, en dus worden meegenomen in de berekening van de aan te rekenen extra kilometers.