We merken dat waarborgen en voorschotten vaak door elkaar worden gebruikt en dit terwijl er een wezenlijk verschil is tussen beiden:
| Waarborg | Een waarborg is iets dat tijdelijk in onderpand wordt gegeven voor het geval men een bepaalde verplichting niet kan nakomen. In de meeste gevallen gaat het om een geldbedrag dat men in onderpand geeft voor het geval men het gehuurde voertuig beschadigd terug brengt, of indien er bepaalde zaken ontbreken wanneer men het voertuig terug brengt. Wanneer bij teruggave van het voertuig blijkt dat alles in orde is, wordt deze waarborg terug gegeven. |
| Voorschot | Een voorschot is een bedrag dat men vooraf betaalt. Meestal wordt dit gebruikt om het risico te beperken dat een klant niet zou komen opdagen. Het voorschot zal niet worden terug gegeven aan de klant, maar zal in mindering worden gebracht van de eindfactuur. Het voorschot is met andere woorden een gedeelte van het totaal te betalen bedrag dat reeds op voorhand wordt betaald door de klant. |
| Waarborg die vervolgens als voorschot wordt verwerkt | Hierbij zal er bij het begin van het contract een waarborg worden gevraagd, als onderpand van het gehuurde materiaal. Wanneer op het einde van het contract blijkt dat de waarborg moet worden terug gegeven, zal deze worden verrekend op de eindfactuur, zodat deze als een reeds betaald voorschot wordt verwerkt. |
Het verwerken van een voorschot in ProPlanner
Wanneer de klant een voorschot betaalt, moet dit in ProPlanner worden geregistreerd als een betaling. Dit voorschot wordt vervolgens in mindering gebracht van het totaal nog te betalen bedrag en zal ook worden getoond op de eindfactuur als reeds betaald bedrag:
Het verwerken van een waarborg in ProPlanner
Om te voldoen aan de waarborg op een contract, zijn er binnen ProPlanner twee mogelijke oplossingen:
De instelling "Waarborg verrekenen bij betaling eindfactuur" bepaalt hoe de waarborg zal worden terugbetaald: - Indien de instelling werd aangeschakeld, zal de reeds betaalde waarborg in mindering worden gebracht op de eindfactuur en dus als een reeds betaald voorschot worden verwerkt. - Indien de instelling werd uitgeschakeld, zal de reeds betaalde waarborg moeten worden terugbetaald. Deze zal niet worden verrekend als voorschot op de eindfactuur. Contacteer ons op support@proplanner.eu om dit naar wens in te stellen.
- De waarborg wordt achteraf NIET verrekend op de eindfactuur:
- Bij het betalen van de waarborg moet deze als een waarborg gerelateerde transactie worden geregistreerd van het type "Waarborg inning". Op dat moment zal de "Te betalen waarborg" in mindering worden gebracht met het betaalde bedrag.
- Wanneer het waarborgbedrag echter wordt gereserveerd, moet er een waarborg gerelateerde transactie worden geboekt van het type "Waarborg kredietkaart autorisatie". Opnieuw zal de "Te betalen waarborg" op dat moment in mindering worden gebracht met het gereserveerde bedrag.
- Wanneer na afloop van het contract blijkt dat de waarborg moet worden terugbetaald aan de klant, zijn er twee mogelijkheden:
- De waarborg werd betaald - De betaalde waarborg moet worden terugbetaald via een waarborg gerelateerde transactie van het type "Waarborg terugbetaling".
- De waarborg werd gereserveerd - In dit geval moet er verder geen actie worden ondernomen.
- De waarborg wordt achteraf verrekend op de eindfactuur:
- Bij het betalen of reserveren van de waarborg moet je volledig analoog tewerk gaan zoals hierboven wordt beschreven.
- Wanneer de waarborg moet worden terugbetaald aan de klant, moet er niets gebeuren. Deze zal immers automatisch worden verrekend op de eindfactuur als een reeds betaald bedrag (uiteraard enkel bij een effectieve betaling van de waarborg).