Terugbetalingen maken deel uit van de module "Inningen". Indien je hiervan gebruik wenst te maken, contacteer ons via support@jumik.be.
Het uitvoeren van een terugbetaling aan de klant kan op verschillende manieren worden geregistreerd in ProPlanner:
- Je kan de terugbetaling rechtstreeks registreren als een transactie op het contract. De manier waarop dit gebeurt, wordt in meer detail besproken in het artikel "Transacties registreren op een contract".
- Je kan op het contract een transactie registreren van het type "Aanvraag terugstorting". Bij het bewaren van deze transactie zal deze worden getoond in het overzicht van de terugbetalingen. Vanuit dit overzicht (Beheer > Financieel > Terugbetalingen) kan je de betreffende terugbetaling uitvoeren.
Terugbetalingen uitvoeren vanaf het overzicht van de terugbetalingen
Vanaf het overzicht van de terugbetalingen is het mogelijk om de terugbetalingen handmatig uit te voeren of automatisch. De manier waarop de terugbetalingen kunnen worden uitgevoerd, wordt bepaald door een instelling:
De instelling "XML export voor terugbetalingen" (die enkel beschikbaar is indien de module "Inningen" werd aangeschakeld) bepaalt of het mogelijk is de terugbetalingen automatisch uit te voeren. Indien deze instelling wordt aangeschakeld, zal het mogelijk zijn een XML bestand te downloaden, waarmee je de geselecteerde terugbetalingen automatisch kan laten uitvoeren door een betaalsoftware. Indien je deze instelling wenst aan te schakelen, contacteer ons via support@jumik.be.
Beide scenario's worden hieronder besproken.
Manueel uitvoeren van terugbetalingen
In dit geval moet je de terugbetalingen manueel uitvoeren via de betaalsoftware waar je gebruik van maakt. Vervolgens moet je in ProPlanner aanduiden dat de terugbetaling werd uitgevoerd:
- Ten eerste om te vermijden dat je deze een tweede keer zou uitvoeren
- Ten tweede om ervoor te zorgen dat de terugbetaling ook wordt geregistreerd op het betreffende contract
Om een terugbetaling aan te duiden als "Verwerkt", dien je als volgt tewerk te gaan:
- Je selecteert de terugbetalingen die je wenst aan te duiden als "Verwerkt"
- Je klikt op de knop "Markeer als verwerkt"
Initieel zullen de verwerkte terugbetalingen van het scherm verdwijnen. Echter, wanneer je in de filter de checkbox "Toon verwerkte items" aanvinkt, zullen ook de verwerkte terugbetalingen worden getoond. In de laatste kolom zal dan worden aangeduid welke terugbetalingen reeds werden verwerkt en welke niet:
Op het betreffende contract zal de verwerkte terugbetaling automatisch als volgt worden geregistreerd:
Automatisch uitvoeren van terugbetalingen
Indien de setting "XML export voor terugbetalingen" werd aangeschakeld, zal je naast het manueel verwerken van terugbetalingen ook een mogelijkheid hebben om de terugbetalingen te exporteren in XML formaat:
Wanneer je hiervoor kiest, zal je kunnen aangeven of je de geselecteerde terugbetalingen wenst te exporteren, of alle nog niet verwerkte terugbetalingen binnen een bepaalde periode. Na de bevestiging van je keuze zal het XML bestand worden gegenereerd. Vervolgens kan je dit bestand inlezen in de betaalsoftware, waardoor al de terugbetalingen in het XML bestand automatisch worden uitgevoerd.
In ProPlanner zullen de betreffende terugbetalingen automatisch als verwerkt worden aangeduid.
Indien het bankrekeningnummer van de te betalen klant niet gekend is, zal hier een melding van worden gemaakt bij het genereren van het XML bestand. Na het invullen van dit bankrekeningnummer, kan je de terugbetaling voor deze klant opnieuw exporteren.
Indien het bankrekeningnummer van de vestiging niet werd ingevuld, zal het XML bestand niet worden gegenereerd. Een foutmelding zal je vragen om dit rekeningnummer in te vullen.