De integratie met Exact Online omvat een volledige synchronisatie. Dit betekent dat ProPlanner informatie zal ophalen uit Exact Online, maar ook dat ProPlanner informatie zal doorsturen naar Exact Online.

Deze uitgebreide integratie omvat de volgende functionaliteiten:

Deze functionaliteiten kunnen elk afzonderlijk worden aan- of uitgeschakeld via instellingen. Om deze instellingen aan te passen, kan je ons contacteren op support@proplanner.eu. Samen kunnen we deze instellingen dan aanpassen zodat de integratie met Exact Online volledig wordt aangepast naar jouw specifieke wensen.

Klanten

Wanneer de integratie met Exact Online zo werd ingesteld dat het mogelijk is om klanten op te zoeken in Exact Online, zal je bij het toevoegen van een nieuwe klant de optie krijgen om deze op te zoeken in Exact Online (zowel zakelijke als privé klanten):

Via deze opties kan je de gewenste klant opzoeken in Exact Online en deze vervolgens importeren in ProPlanner. Hierbij zal deze klant, afhankelijk van de gemaakte keuze, worden aangemaakt als een privé of zakelijke klant. Hierbij wordt er gecontroleerd of de klant niet reeds gekend is binnen ProPlanner. Wanneer dit het geval is, zal de reeds bestaande klant in ProPlanner worden geopend.

Naast het opzoeken van een klant in Exact Online, blijft de mogelijkheid bestaan om een klant manueel aan te maken in ProPlanner. Via een instelling kan je aangeven wanneer deze klant moet worden doorgestuurd naar Exact Online:

• Bij het bewaren van de klant - dit betekent dat elke klant in ProPlanner zal worden doorgestuurd naar Exact Online, dus ook de klanten die nooit zullen worden gefactureerd.
• Bij het doorsturen van een factuur op de klant - in dit geval zullen enkel die klanten worden doorgestuurd naar Exact Online die worden gefactureerd.

Kostenplaatsen en kostendragers

Het gebruik van kostenplaatsen en / of kostendragers kan worden aan- en uitgeschakeld binnen ProPlanner. Indien je hiervan gebruik wenst te maken, gelieve ons te contacteren via support@proplanner.eu.

Indien er gebruik wordt gemaakt van kostenplaatsen en / of kostendragers, kan je ervoor kiezen om:

• De kostendragers / kostenplaatsen aan te maken in ProPlanner waarna deze zullen worden doorgestuurd naar Exact Online. Hierbij heb je nog de optie dat ProPlanner deze automatisch aanmaakt op basis van de aangemaakte resources.
• De kostendragers / kostenplaatsen verplicht op te zoeken in Exact Online waarna deze kunnen worden geïmporteerd in ProPlanner. ook hierbij zal er een controle worden uitgevoerd om na te kijken of de te importeren kostendrager / kostenplaats nog niet bestaat in ProPlanner.

Naast de instellingen die bepalen hoe de kostendrager / kostenplaatsen worden aangemaakt in ProPlanner, zijn er ook instellingen die bepalen of de kostendrager / kostenplaats moet worden meegestuurd bij het doorboeken van een factuur naar Exact Online.

Grootboekrekeningen

Via een instelling kan je bepalen hoe een grootboekrekening moet worden aangemaakt in ProPlanner:

• Je kan ervoor kiezen om de grootboekrekeningen rechtstreeks aan te maken in ProPlanner. Hier is het wel belangrijk op te merken dat deze in geen enkel geval automatisch zullen worden doorgestuurd naar Exact Online. Deze grootboekrekeningen zullen bijgevolg handmatig moeten worden aangemaakt in Exact Online.
• Je kan er ook voor kiezen om de grootboekrekeningen verplicht op te zoeken in Exact Online. In dit geval zal een grootboekrekening eerst moeten worden aangemaakt in Exact Online waarna zij kan worden geïmporteerd in ProPlanner. Ook hier zal er in geen geval een update worden verstuurd naar Exact Online. Als de grootboekrekening wordt aangepast in ProPlanner, zullen deze wijzigingen dus niet worden gecommuniceerd naar Exact Online.

ProPlanner zal in geen enkel geval grootboekrekeningen creëren of aanpassen in Exact Online.

Facturen en creditnota's

Wat betreft het doorsturen van facturen / creditnota's naar Exact Online kan je ervoor kiezen dit automatisch te laten uitvoeren, waarbij de synchronisatie 's nachts wordt uitgevoerd, of eerder manueel waarbij je zelf bepaalt wanneer je welke facturen doorstuurt naar Exact Online.

Op dit moment is er nog geen feedback vanuit Exact Online naar ProPlanner inzake de betaling van deze facturen. Daar wordt echter wel aan gewerkt.

Via een instelling kan je ervoor kiezen of het PDF document van de factuur met de boeking moet worden meegestuurd naar Exact Online. Indien je hiervoor kiest, zal je na synchronisatie de betreffende factuur zowel in ProPlanner als in Exact Online kunnen raadplegen.

Transacties

Indien je ervoor kiest om gebruik te maken van deze functionaliteit, zullen de transacties die worden geregistreerd in ProPlanner op regelmatige basis worden doorgestuurdnaar Exact Online. Om dit correct te laten verlopen moeten er echter een aantal belangrijke zaken worden ingesteld op het nieveau van de vestigingen:

1. De code van het dagboek dat moet worden aangesproken voor het inboeken van cash transacties.
2. De code van het te gebruiken dagboek voor diverse transacties (i.e. non-cash transacties).
3. De beschrijving die je aan de transacties wenst mee te geven wanneer zij worden doorgestuurd naar Exact Online.
4. De te gebruiken grootboekrekening voor klanten.
5. De te gebruiken grootboekrekeningen voor de verschillende soorten transacties.