Twikey is een softwaredienst dat gespecialiseerd is in het vereenvoudigen van directe debet betalingen en het beheer van terugkerende betalingen. Het wordt voornamelijk gebruikt in Europa en stelt bedrijven in staat om SEPA-mandaten digitaal te beheren en automatische incasso's te regelen voor hun klanten. 

ProPlanner integreert met Twikey, de tool om betalingsintegraties gemakkelijker op te zetten. 

Naast de bestaande optie om handmatig aan te geven dat een klant via domiciliëring betaalt (en waarbij jij de klant zijn/haar gegevens aanvult), biedt de integratie met Twikey de mogelijkheid om dit proces veel eenvoudiger en automatischer te laten verlopen. 

Met de 'mandaat aanvragen'-knop op de tile ‘Financieel’ (klantenfiche) kan je kiezen op welke manier je de klant wilt informeren om zijn/haar mandaataanvraag te starten en te voltooien. Dit kan via sms of e-mail.

Merk op, om één van deze opties te kunnen kiezen, moeten aan bepaalde voorwaarden worden voldaan. Voor het versturen van een e-mail moet logischerwijs het e-mailadres van de klant ingevuld zijn. Voor sms is het noodzakelijk dat het mobiele nummer, de IBAN en BIC volledig zijn ingevuld in het klantendossier in ProPlanner. 

Kies je de optie ‘SMS’, dan ontvangt de klant een SMS met verdere instructies. De inhoud van deze SMS kan je zelf bepalen vanuit je Twikey account. Wanneer je de optie 'e-mail' kiest, opent er een pop-upscherm waar je, indien gewenst, het e-mailbericht nog kunt aanpassen.  

(Indien gewenst kan ook het e-mailtemplate aangepast worden) 

Via deze e-mail ontvangt de klant een link waarmee hij/zij het mandaat kan vervolledigen. Dit houdt in dat de klant zijn/haar bankrekeningnummer, BIC en plaats van ondertekening moet invoeren. 

Vervolgens kan de klant kiezen hoe hij/zij dit mandaat wenst te ondertekenen, met opties zoals ID-kaart, Visa, itsme, enzovoort. Ook hier kan je deze opties zelf beheren in je Twikey account. 

Nadat de klant zijn keuze heeft gemaakt, wordt het mandaat geverifieerd. 

Wanneer je na de validatie van de klant het klantendossier opent, zul je opmerken dat er bijkomende informatie werd aangevuld: de datum waarop het mandaat is aangevraagd (1) (merk op dat deze datum al wordt meegegeven van zodra je op de knop ‘Mandaat aanvragen’ klikt). 

Eenmaal de registratie door Twikey werd goedgekeurd, zal Twikey op zijn beurt volgende informatie vervolledigen in ProPlanner: IBAN, BIC, SEPA mandaat, datum ondertekening mandaat (2) en zal het vinkje “Betaald via domiciliëring” (3) automatisch aangevinkt worden.

Je kan ook omgekeerd tewerk gaan en het mandaat aanmaken via Twikey en de gegevens achteraf ophalen in ProPlanner. 

Maak hiervoor een nieuwe overeenkomst aan in Twikey en vul het aan met de nodige gegevens van de klant. 

Eens de overeenkomst voltooid is zal er een nieuw mandaat beschikbaar zijn in Twikey. 

Via de klantenfiche in ProPlanner kan je nu de gegevens opvragen aan hand van het nummer van het mandaat in Twikey.

Zodra je hier op “OK” klikt, zal Twikey vervolgens ook volgende  informatie vervolledigen in ProPlanner: de datum waarop het mandaat werd aangevraagd, IBAN, BIC, SEPA mandaat, datum ondertekening mandaat en zal ook het vinkje “Betaald via domiciliëring” automatisch aangevinkt worden.

Eenmaal het mandaat werd goedgekeurd, zal een bevestigde factuur in ProPlanner worden doorgestuurd naar Twikey.  

ProPlanner houdt hierbij rekening met reeds betaalde inningen en zal dus niet het totaalbedrag doorrekenen (zoals te zien op onderstaand screenshot van de factuur) maar zal rekening houden met het openstaand saldo. 

Twikey dient vervolgens de betaalopdracht voor 358,75€ in bij de bank. Zodra de factuur is betaald, wordt de betaalstatus bijgewerkt naar 'volledig betaald' in ProPlanner.

In een andere situatie, wanneer de Twikey-integratie actief is op de omgeving maar de klant heeft de procedure om een mandaat te activeren niet doorlopen, dan is het alsnog mogelijk om dit aan te bieden. De klant ontvangt samen met de factuur een link naar Twikey. Via deze link kan de klant de factuur betalen, ofwel door een nieuw mandaat te registreren of via een betaalprovider.  

Als de klant kiest voor het registreren van een nieuw mandaat, zullen de gegevens van dit mandaat na ondertekening zichtbaar zijn in ProPlanner. De huidige en toekomstige facturen worden vervolgens via dit mandaat betaald. 

Het is (mits de nodige rechten) ook mogelijk om facturen die door Twikey reeds aangeboden zijn bij de bank, te verwijderen in ProPlanner. Deze rechten kunnen toegewezen worden aan bepaalde rollen via Beheer > Rechten > Verwerkte facturen verwijderen 

 Als deze rechten aanstaan kan je via het overzicht van de facturen de factuur in ProPlanner verwijderen 

Er zal een pop-up opkomen met een waarschuwing. Aangezien de factuur reeds doorgestuurd is naar Twikey zal deze hoogstwaarschijnlijk al aangeboden zijn bij de bank. Je mag dus zeker niet vergeten om deze factuur ook in Twikey te verwijderen. 

De betaalstatus zal na het tegenboeken van de betaling en het verwijderen van de factuur ook terug komen te staan op “Niet betaald”. 

Voor meer informatie over de Twikey-module of de prijzen, neem contact op met onze supportafdeling.