Noodzakelijke vereisten om transacties te registreren op een contract:
- de module "Inningen" moet worden aangeschakeld (contacteer ons hiervoor via support@jumik.be)
- de nodige rechten (rechten in de groep "Financieel - Betalingen") moeten worden toegekend ('Beheer' > 'Gebruikers en rechten')
Via de tile "Inningen" op het contract heb je de mogelijkheid om transacties te registreren. Hierbij kan je kiezen voor het registreren van:
- Een betalingsgerelateerde transactie
- Een waarborg gerelateerde transactie
Betalingsgerelateerde transactie registreren
Via de knop "Betaling" kan je een betaling registreren op het contract. Wanneer je op deze knop klikt, zal het volgende dialoogvenster worden getoond:
Via dit venster kan je:
- Het type van de transactie bepalen, waarbij je kan kiezen uit de volgende opties:
- Betaling - wanneer het een betaling door de klant betreft, moet je dit type selecteren
- Terugbetaling - wanneer het een terugbetaling aan de klant betreft, moet je dit type selecteren
- Aanvraag terugstorting - dit type moet geselecteerd worden om aan te geven dat er nog een terugbetaling moet worden uitgevoerd. Deze aanvraag zal vervolgens worden getoond in het overzicht van de terugbetalingen van waaruit deze in bulk kunnen worden uitgevoerd.
- Aanvraag overboeking naar een ander contract - dit type moet worden gekozen wanneer je het terug te geven bedrag aan de klant wenst over te nemen op een nieuw contract van diezelfde klant (waar het als de betaling van de waarborg kan dienen)
- Aangeven welke methode wordt gebruikt om de transactie uit te voeren. Afhankelijk van het gekozen type, zal je hier andere mogelijkheden kunnen selecteren.
- Het bedrag van de transactie opgeven
- Het bonnummer van de eventueel gebruikte waardebon voor de transactie.
- Het factuurnummer opgeven van de factuur die (gedeeltelijk) wordt betaald door deze transactie. Hier kan je enkel kiezen voor de facturen die aangemaakt zijn binnen het betreffende contract. Dit kan enkel worden gewijzigd indien de betreffende transactie nog niet werd geëxporteerd naar een eventueel boekhoudpakket.
- Eventuele extra commentaar opgeven.
Wanneer je vervolgens deze transactie bewaart, zal deze getoond worden in de tile "Inningen" en zal het saldo worden aangepast in geval het over een betaling gaat (zie verder).
Wanneer je de methode "Cash" wenst te gebruiken, zal je eerst minstens 1 kassa moeten definiëren op de vestiging waar de betaling wordt geregistreerd. Het definiëren van kassa's doe je op het beheerscherm voor de kassa's.
Waarborg gerelateerde transactie registreren
Via de knop "Waarborg" kan je de (gedeeltelijke) betaling van de waarborg registreren. Wanneer je op deze knop klikt, kom je in hetzelfde dialoogvenster terecht als bij het registreren van een gewone betaling. Echter de mogelijke transactietypes waaruit je kan kiezen, zullen verschillend zijn. Bij het registreren van een betaling van de waarborg, zijn de volgende transactietypes mogelijk:
- Waarborg inning - wanneer het een effectieve betaling van de waarborg betreft, moet je dit type selecteren. Hierbij kan je ervoor kiezen (via de methode) om de waarborg over te nemen uit een ander contract (indien er reeds een overboeking uit een ander contract werd geregistreerd)
- Waarborg kredietkaart autorisatie - hiermee registreer je de reservatie op de kredietkaart van de klant voor het eventueel later betalen van de waarborg (indien nodig)
- Waarborg terugbetaling - hiermee registreer je een terugbetaling van de waarborg aan de klant bij afloop van het contract
- Aanvraag overboeking naar een ander contract - dit type moet worden gekozen wanneer je de terug te geven waarborg aan de klant wenst over te nemen op een nieuw contract van diezelfde klant (waar het opnieuw als de betaling van de waarborg kan dienen)
Bij de optie "Waarborg inning" zal er een extra optie worden getoond waarmee je het IBAN nummer kan opgeven voor de eventuele terugbetaling van de waarborg. Bij het invullen van dit nummer kan je er tevens voor kiezen het IBAN over te nemen op de klantenfiche van de hoofdklant op het contract. Hierbij zal het reeds ingevulde rekeningnummer op deze klantenfiche worden overschreven.
Na het bewaren van de transactie zal deze ook in dit geval worden getoond op de tile "Inningen" en zal het saldo van de waarborg worden aangepast (zie verder).
De optie "Waarborg terugbetaling" is enkel beschikbaar indien de waarborg niet wordt verrekend op de eindfactuur. Voor meer informatie over de verwerking van een waarborg kan je hier terecht.
Voorbeeld van de tile "Inningen" na de registratie van enkele transacties
Zoals je kan zien, toont deze tile ook de huidige betaalstatus van zowel het factuurbedrag als de waarborg.