Nous constatons que les garanties et les avances sont souvent utilisées de manière interchangeable, alors qu’il existe une différence essentielle entre les deux :
| Garantie | Une garantie est quelque chose que l’on donne temporairement en gage au cas où l’on ne pourrait pas remplir une certaine obligation. Dans la plupart des cas, il s’agit d’une somme d’argent donnée en gage pour le cas où l’on rapporterait le véhicule loué endommagé, ou si certains éléments manquaient lors de la restitution du véhicule. Si tout est en ordre lors de la restitution du véhicule, cette garantie est restituée. |
| Avance | Une avance est un montant que l’on paie à l’avance. On l’utilise généralement pour réduire le risque qu’un client ne se présente pas. L’avance ne sera pas restituée au client, mais sera déduite de la facture finale. En d’autres termes, l’avance est une partie du montant total à payer que le client paie déjà à l’avance. |
| Garantie qui est ensuite traitée comme avance | Dans ce cas, une garantie sera demandée au début du contrat, en gage du matériel loué. Si, à la fin du contrat, il s’avère que la garantie doit être restituée, elle sera imputée sur la facture finale afin d’être traitée comme une avance déjà payée. |
Le traitement d’une avance dans ProPlanner
Lorsque le client verse une avance, celle-ci doit être enregistrée comme un paiement dans ProPlanner. Cette avance sera ensuite déduite du montant total à payer et figurera également sur la facture finale comme montant déjà payé :
Le traitement d’une garantie dans ProPlanner
Pour répondre à la garantie d’un contrat, il existe deux solutions possibles dans ProPlanner :
Le paramètre « Imputer la garantie lors du paiement de la facture finale » détermine comment la garantie sera remboursée : - Si le paramètre est activé, la garantie déjà payée sera déduite de la facture finale et donc traitée comme une avance déjà payée. - Si le paramètre est désactivé, la garantie déjà payée devra être remboursée. Elle ne sera pas imputée comme avance sur la facture finale. Veuillez nous contacter à l’adresse support@proplanner.eu pour configurer cette option selon vos besoins.
- La garantie n'est PAS imputée par la suite sur la facture finale :
- Lors du paiement de la garantie, celle-ci doit être enregistrée comme une transaction liée à une garantie de type « Encaissement de garantie ». À ce moment-là, la "Garantie à payer" sera déduite du montant payé.
- Cependant, lorsque le montant de la garantie est réservé, une transaction liée à une garantie du type « Garantie autorisation carte de crédit » doit être enregistrée. À ce moment-là, la "Garantie à payer" sera également déduite du montant réservé.
- Si, à la fin du contrat, il apparaît que la garantie doit être remboursée au client, deux possibilités s’offrent à vous :
- La garantie a été payée – La garantie payée doit être remboursée via une transaction liée à une garantie de type « Remboursement de garantie ».
- La garantie a été réservée – Aucune autre action n’est requise dans ce cas.
- La garantie est imputée par la suite sur la facture finale :
- Lors du paiement ou de la réservation de la garantie, procédez de manière exactement analogue à ce qui est décrit ci-dessus.
- Si la garantie doit être remboursée au client, il n’y a rien à faire. En effet, elle sera automatiquement imputée sur la facture finale comme montant déjà payé (uniquement en cas de paiement effectif de la garantie).