Un entretien périodique entraîne une indisponibilité temporaire de la ressource
Une telle situation peut se présenter pour une ressource sous contrat actuel. La ressource devient temporairement indisponible, ce qui implique la mise à disposition d'une voiture de remplacement pour le client.
La ressource initiale doit être (brièvement) remplacée par une nouvelle ressource.

Cette méthode de travail permet surtout un traitement plus rapide et offre également la possibilité de fournir la ressource de remplacement gratuitement (puisque le contrat avec la ressource d'origine continue).
Si vous choisissez cette option, seuls les kilomètres parcourus avec la nouvelle ressource (de remplacement) doivent être comptabilisés. Il faut donc transférer ces kilomètres au contrat initial (principal).  

La somme des kilomètres indiquée sur le contrat initial et sur le ou les nouveaux contrats est ensuite comparée au nombre de kilomètres inclus dans le contrat initial. En cas de dépassement, vous avez la possibilité de facturer ces kilomètres supplémentaires sur la facture finale du contrat initial.
 

Afin de transférer les kilomètres, il faut lier le contrat sous-jacent (voiture de remplacement) au contrat principal (voiture d'origine). Que la liaison des contrats soit possible ou non, vous pouvez le déterminer sur le type de location.

1. Pour cela, allez dans la gestion (contrats) – types de location 
2. Ensuite, cochez l'option ‘transférer les kilomètres parcourus vers un autre contrat’ . Une fois l'option cochée, il sera possible de transférer les kilomètres du contrat sous-jacent de ce type de location vers le contrat principal sélectionné. 

Lors de la création du contrat sous-jacent (de remplacement), lors du choix du type de location, un menu déroulant supplémentaire ‘contrat principal’ apparaîtra sur la tuile de réservation (si vous avez coché l'option ci-dessus)

Ce menu déroulant affichera tous les contrats qui répondent aux conditions suivantes :

• Tous les contrats sous le même client principal .
• Ce ne sont pas des contrats sous-jacents (seuls les contrats principaux sont affichés)
• Dont la période correspond à, ou est supérieure à, celle du contrat sous-jacent 
• Et qui n'ont pas encore été enregistrés (le contrat est toujours en cours)

Sélectionnez ensuite le contrat principal souhaité

Lorsque le véhicule est enregistré sur le contrat sous-jacent, le nombre de kilomètres parcourus avec la voiture de remplacement sera saisi. Ces kilomètres doivent être transférés au contrat principal.
 

Lors de l'ouverture du contrat principal, ProPlanner vérifie si des contrats sous-jacents ont été associés à ce contrat. Si applicable, les kilomètres du/des contrat(s) lié(s) seront transférés :

1. Ouvrez la microtuile ‘kilométrage intermédiaire’ sur la tuile ressource du contrat principal
   
2. Une ligne supplémentaire apparaît ‘km supplémentaires parcourus’ (1), qui affichera le total des kilomètres parcourus des contrats sous-jacents liés
3. Ensuite, vous pouvez vérifier sur la base de quels contrats ce total a été établi et vous avez la possibilité d'exclure certains contrats. Vous pouvez appeler cette vue via « sélection » (2)
4. Les contrats cochés en bleu (3) sont les contrats sous-jacents liés à ce contrat principal selon la méthode décrite ci-dessus. Vous avez la possibilité de transférer ou non ces kilomètres vers ce contrat principal.
   Par ailleurs, cet aperçu affichera également tous les contrats sous-jacents non liés remplissant les conditions suivantes (4) : 

• Contrats avec le même client 
• Dans lequel la période du contrat sous-jacent se situe dans celle du contrat principal
• Et n'a pas encore été lié à un autre contrat principal

Si un contrat n'a pas été lié mais doit tout de même être pris en compte, vous pouvez cocher les contrats souhaités dans le menu de sélection, la somme des kilomètres parcourus de cette sélection sera transférée vers le contrat principal.

Lors de la facturation finale du contrat principal, les kilomètres supplémentaires ajoutés des contrats sous-jacents seront comptabilisés dans le nombre total de kilomètres parcourus, et donc inclus dans le calcul des kilomètres supplémentaires à facturer.