Un type de location fait référence à la catégorie ou au type de transaction de location ou d'utilisation pour laquelle une ressource est utilisée. Cette distinction aide à gérer la disponibilité, la planification et l’assignation des véhicules à différentes fins. Voici quelques types de location courants que vous pouvez rencontrer : véhicule de démarrage, carrosserie, essai, trajet interne (uniquement pour le personnel, départ rapide possible), mécanique, maintenance/réparation, voiture de personnel, transfert, location, location courte durée...
Vous pouvez filtrer sur un type de location, et lors de la création d’un contrat il est toujours possible de sélectionner un type de location spécifique. Il est donc important de bien réfléchir aux critères de filtrage nécessaires et aux exceptions éventuelles que vous souhaitez. Il est possible d’appliquer différents prix, modèles, etc. Si cela s’applique à une certaine catégorie, il est préférable de créer un type de location supplémentaire.
La création de types de location se fait comme suit :
Allez dans Gestion < Contrats < Types de location et appuyez sur '+ ajouter un type de location'
| N° | DESCRIPTION | OBLIGATOIRE | Commentaire |
| 1 | Ici, vous pouvez indiquer le nom du type de location et, si vous le souhaitez, fournir les traductions via l’icône du globe terrestre | ||
| 2 | Vous pouvez fournir ici des informations complémentaires dans les langues souhaitées. Cette information n’est visible que dans l’application ou sur le site web. | uniquement sur le site web/app | |
| 3 | Il s’agit d’un affichage abrégé de ce type de location qui, si souhaité, peut être inclus dans la planification. | ||
| 4 | Lors de la création d’une nouvelle ressource, ce type de location peut être choisi automatiquement en utilisant cette case à cocher. En conséquence, ce type de location sera indiqué sous la tuile 'utilisation' lors de la création d’une ressource. Dans les droits des utilisateurs, ce type sera sélectionné par défaut, mais vous pouvez bien entendu le modifier à tout moment. | Si vous le souhaitez, vous pouvez cocher par défaut plusieurs types de location lors de la création d’une nouvelle ressource. | |
| 5 | En activant cette case à cocher, une ressource de ce type de location sera fixée dans la planification. Ceci est particulièrement utile pour les ressources nécessitant, par exemple, une maintenance ou un transfert, et qui doivent donc être réservées à une date spécifique. | Vous pouvez déplacer le contrat dans le temps (horizontalement), mais il n’est pas possible de le déplacer vers une autre ressource (verticalement). | |
| 6 | Avec cette case à cocher, vous pouvez indiquer si ce type de location doit être inclus dans le rapport du taux d’occupation, disponible sous l’onglet « Rapports ». | Il est conseillé de ne pas inclure dans le calcul du taux d'occupation les types de location tels que la maintenance, car la ressource n’était pas disponible pour les clients pendant ces périodes. | |
| 7 | Vous pouvez choisir la couleur avec laquelle une réservation de ce type de location s’affichera sur l’écran de planification. Il est possible que la couleur soit remplacée par le statut du contrat. | Statuts et couleurs du contrat en fonction du type de location. Couleurs ? regarder la couleur | |
| 8 | Peut être utilisé pour :
| L’option 3 nécessite le module Testcenter. L’option 4 et 5 requièrent le module GoPlanner. Se référer au départ rapide, au transfert et au contrat sans ressource | |
| 9 | Annulation possible via l'application | ||
| 10 | Si cette case est cochée, il sera possible, dans le groupe d’entreprises auquel vous êtes actuellement connecté, de sélectionner un motif de réduction sur le contrat où ce type de location est utilisé. Par exemple, si ce type de location est spécifiquement utilisé pour des voitures de remplacement nécessaires pour des véhicules sous garantie et qu’aucun paiement n’est attendu pour cette voiture de remplacement, la raison de réduction « garantie » pourra être sélectionnée. | Le module 'motifs de réduction' doit être activé pour cela. | |
| 11 | Si cette case est cochée, il est obligatoire de sélectionner une assurance lors de la réservation de la ressource relevant de ce type de location. | se référer aux assurances | |
| 12 | Si cette case est cochée, il est obligatoire de sélectionner une assurance lors du retour de la ressource relevant de ce type de location. | Le module GoPlanner n’en tient pas compte | |
| 13 | Si vous souhaitez qu’un certificat pour la plaque Z soit présent auprès du conducteur, vous pouvez ici indiquer quel certificat doit être envoyé lorsqu’une plaque Z est d’application. | ||
| 14 | Si cette case est cochée, un conseiller clients sera automatiquement planifié au début du trajet prévu pour ce type de location. Le conseiller clients est réservé afin d’informer le client au sujet du véhicule qui sera utilisé. | Le module 'disponibilité des conseillers clients' est nécessaire pour cela | |
| 15 | Plaque d'immatriculation | Si cela est indiqué ET si une plaque Z doit être réservée pour la ressource, la plaque Z doit être ajoutée au contrat. | module testcenter ? |
| 16 | Si ce champ est rempli, cette durée sera automatiquement réservée lors de la création d'une réservation avec ce type de location.
| Le temps de prétraitement et de post-traitement peut également être défini directement sur la ressource. Il est important de noter que le temps de pré- et de post-traitement le plus long prévaut toujours, qu’il soit défini sur le type de location ou sur la ressource elle-même. | |
| 17 | Si nécessaire, vous pouvez ici indiquer une durée minimale et maximale qu'une réservation avec ce type de location doit avoir. | ||
| 18 | Option d'assurance standard | Se référer aux assurances et donner les explications là-bas | |
| 19 | Si cette case est cochée, il sera possible, dans un contrat avec ce type de location, de spécifier un contrat principal auquel les kilomètres parcourus dans ce contrat pourront être transférés. | Vous trouverez plus d’informations dans cet article | |
| 20 | Si cette case est cochée, des lignes de prix seront calculées sur le contrat avec ce type de location | par exemple, pour le type de location 'essai', il n’est pas souhaité de facturer ce service au client | |
| 21 | Si cette case est cochée, il sera possible de payer la garantie via une réservation sur la carte de crédit. | ||
| 22 | Ici, vous pouvez indiquer la préférence de paiement souhaitée pour ce type de location. Vous pouvez choisir de payer lors de la réservation, au retour, à l’enregistrement ou sur facture. Vous pouvez modifier cette préférence de paiement à tout moment sur le contrat lui-même. | Vous pouvez également définir une préférence de paiement sur le client. Il est important de savoir que la préférence de paiement spécifiée sur le type de location a priorité sur celle attribuée au client. | |
| 23 | Tout comme vous pouvez indiquer la préférence de paiement pour le prix du contrat, vous pouvez également spécifier ici la préférence de paiement pour la garantie. Les options incluent notamment le paiement lors de la réservation, au retour, ou l’exemption de garantie pour ce type de location. | De même ici, la préférence de paiement de la garantie configurée sur le type de location prévaut sur celle du client. | |
| 24 | Si vous le souhaitez, vous pouvez envoyer automatiquement une facture avec le solde restant au client. Vous pouvez indiquer ici le nombre de minutes d’attente à respecter après l’enregistrement avant d’envoyer la facture. Si rien n’est renseigné ici, aucune facture ne sera envoyée | ||
| Si cette case est cochée, une taxe environnementale sera automatiquement facturée au client pour ce type de location. Ceci n’est possible que si le calcul du prix est autorisé sur le contrat. | Le prix de la taxe environnementale est défini dans le tarif. Si la taxe environnementale n’est pas active sur le type de location, le prix défini dans le tarif ne sera jamais appliqué. | ||
| 26 | Si vous utilisez le statut « concept » ou « préparation », un courriel peut être envoyé pour confirmer la réservation conceptuelle. Ceci est principalement utilisé en combinaison avec la location web ou un logiciel externe. | Si le conducteur n’est pas encore connu ou n’a pas indiqué d’adresse électronique à ce moment-là, le courriel sera envoyé à l’adresse qui a été donnée lors de la réservation. Si cette adresse électronique est également inconnue, aucun courriel ne sera envoyé. | |
| 27 | Si cette case est cochée, le conducteur (et non le client) recevra un courriel dès que la réservation sera acceptée (ou sauvegardée) avec ce type de location dans ProPlanner. | Si le conducteur n’est pas encore connu ou n’a pas indiqué d’adresse électronique à ce moment-là, le courriel sera envoyé à l’adresse qui a été donnée lors de la réservation. Si cette adresse électronique est également inconnue, aucun courriel ne sera envoyé. | |
| 28 | Si cette case est cochée, le conducteur recevra un courriel lorsqu’une réservation avec ce type de location sera modifiée ou annulée dans ProPlanner. | Si le conducteur n’est pas encore connu ou n’a pas indiqué d’adresse électronique à ce moment-là, le courriel sera envoyé à l’adresse qui a été donnée lors de la réservation. Si cette adresse électronique est également inconnue, aucun courriel ne sera envoyé. | |
| 29 | Si cette case est cochée, un courriel de rappel sera envoyé lors de l’utilisation de ce type de location. Avec quelques paramètres supplémentaires, il est possible de spécifier le jour d’envoi de ce courriel. Le courriel sera toujours envoyé à 18h00.
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| 30 | Si vous cochez la case 'retour client vers la personne de contact', l’employé ayant réservé ou fait réserver la réservation pour le client recevra un courriel pour ce type de location :
Si la case 'demander les données de la personne de contact' a été cochée, l’employé pourra, lors de la réservation d’un contrat avec ce type de location, renseigner les données de contact de la réservation. | Employé, utilisateur, contact ? cas d'usage souhaité | Les champs suivants apparaîtront lorsque vous aurez coché la case 'demander les données de la personne de contact' : |
| 31 | Si cette case est cochée, le courriel de confirmation de la réservation comprendra un lien profond (et un mot de passe temporaire si nécessaire), permettant au client d’effectuer lui-même l’enregistrement et le retour du véhicule via l’application. | Cette option n’est disponible que lorsque vous utilisez le module GoPlanner | |
| 32 | Lors de la réservation d’un type de location concerné via l’API, ProPlanner essaiera de sélectionner une ressource qui n’est pas configurée pour être utilisée avec les types de location cochés ici. Ces types de location sont considérés comme des options à éviter et ne sont choisis qu’en dernier recours. | Cette option n’est disponible que lorsque vous utilisez l’intégration API | |
| 33 | Actif |
Contrat
Vous pouvez indiquer sur la ressource elle-même quels types de location sont éligibles. Ces paramètres peuvent toujours être remplacés via le contrat. Vous pouvez également choisir de limiter la sélection aux types de location indiqués pour la ressource. Pour ce faire, activez l’option « type de location dépendant de la ressource » (1).
Nous avons déjà indiqué que, si le personnel utilise occasionnellement les véhicules, un type de location supplémentaire comme « trajet interne » peut être prévu. Ce type de location peut être configuré pour bénéficier des avantages du départ rapide. Le départ rapide permet de ne pas devoir effectuer toute la procédure de retour. Pour indiquer quel type de location peut profiter du départ rapide, il faut sélectionner ce type de location au point 2.
Enfin, (3) vous offre la possibilité, lors de l’ajout d’une ressource à un contrat, de limiter la recherche au type de location déjà sélectionné sur le contrat. Lorsque vous cherchez une ressource, ce type de location sera automatiquement présélectionné. Bien sûr, vous pouvez toujours le modifier.
Pour chaque flotte, vous pouvez indiquer quel est le type de location par défaut pour cette flotte. Cela peut bien entendu être encore modifié sur le contrat.
Le type de location peut être utilisé comme filtre sur divers aspects. Par exemple, dans la liste de contrôle où vous pouvez affecter un élément à un type de location, dans les tarifs où vous pouvez associer un tarif spécifique à un type de location, ainsi que dans les modèles, les comptes du grand livre, et enfin il est aussi possible de spécifier par ressource quels types de location sont possibles. Il est important de noter que, quel que soit l’endroit où vous spécifiez un type de location, vous pouvez toujours le modifier sur le contrat lui-même.