Ajouter et gérer des exercices financiers
La configuration des exercices financiers dans ProPlanner est essentielle pour garantir une numérotation correcte et simple des factures.
Vous pouvez facilement ajouter des exercices financiers via le menu Gestion > Exercices financiers.
Ici, vous déterminez la date de début et la date de fin de l'exercice financier et choisissez à quel niveau il s'applique : Global, Groupe des entreprises, Entreprise ou Localisation. Pour les organisations avec plusieurs entités, cela offre de la flexibilité.
Souhaitez-vous ajouter plusieurs exercices financiers ?
Dans ce cas, vous pouvez utiliser la fonction de création en masse pour les créer en une seule fois. Cela permet de gagner du temps et d'éviter des erreurs. Une fois les exercices financiers configurés, cela constitue la base d'une facturation correcte.
Pourquoi les exercices financiers sont-ils importants ?
Les exercices financiers assurent une séparation claire entre les périodes administratives. Sans exercices financiers, les numéros de facture se poursuivent simplement, ce qui peut entraîner des confusions et des erreurs dans la comptabilité. En configurant correctement les exercices financiers, vous gardez le contrôle sur la numérotation des factures et évitez que des factures ne se retrouvent dans la mauvaise année. Ceci est important non seulement pour les processus internes, mais aussi pour les obligations légales et fiscales.
Droits pour la gestion
Tout le monde ne peut pas modifier les exercices financiers. Pour cela, le droit Gestion Exercices financiers est nécessaire. Ce droit peut être attribué au niveau du groupe des entreprises, ce qui vous permet de décider qui, dans votre organisation, est responsable de la configuration et de la gestion des exercices financiers. Il est important d’attribuer ces droits avec soin afin d’éviter des erreurs dans l’administration.
Numérotation des factures et notifications
ProPlanner vous aide activement à garder correcte la numérotation des factures. Lorsque vous créez la première facture d'un nouvel exercice financier, une fenêtre contextuelle s'affiche pour configurer le numéro de départ. Par défaut, cela commence à 1, mais vous pouvez l'ajuster selon vos règles internes de numérotation.
De plus, vous recevez des notifications pour vous guider :
- Si vous créez une facture dans un exercice financier précédent, un rappel non bloquant s'affiche.
- S'il n'y a pas encore d'exercice financier suivant, vous recevrez une notification bloquante. Cela évite que des factures ne soient attribuées à un exercice financier inexistant.
Grâce à ces notifications et paramètres, votre numérotation des factures reste cohérente et vous évitez les problèmes administratifs.